|
Telefon i arbetet
Din telefon i arbetet är till
för att göra ditt arbete
effektivare.
Det är inget
privat redskap. Det är ett
verktyg att använda i
tjänsten
och skall
användas på ett sådant
sätt att den ger bästa
resultat för
både den
som ringer och den som
svarar.
Planera samtalet
Tänk igenom ditt samtal.
Och förbered dig. Alla dokument, skrifter,
noteringar eller annat skall finnas framme. Anteckningsmaterial är ett
måste, och du skall snabbt och enkelt kunna nå det.
Bil och telefon
Kör du bil – stanna. Annars kan du inte få fullt resultat i samtalet.
Och givetvis säkerhet.
Presentation
Presentera dig och vänta på svaret innan du redogör för ditt ärende.
Det kan vara så att du skall tala med någon annan.
Finns det tid?
Glöm inte fråga om motparten har tid för ditt samtal.
Var intresserad
Se till att du är intresserad av samtalet. Många är det som ätit, druckit
kaffe, knappat på tangentbordet. Allt detta hörs. Det finns siffror som
säger att du ”hör” ett samtal till 85% i kroppsspråket. Det finns alltså
bara 15% kvar. Alla sinnen är inställda på ljud och det hörs om du inte är
fokuserad.
Var aktiv
Var aktiv i ditt lyssnande. Hör och tänk igenom vad som sägs, avbryt inte.
Om du frågar mitt i meningen är det lätt att den du talar med tappar ämnet
och tråden.
Du är inte ensam om tiden
Du är inte ensam om tiden. Var noga med telefontider. Lovar du återkomma,
gör det! Om du lämnar din arbetsplats, meddela kollegor och växel om var du
finns och när du kan nås igen.
Vidarekoppling
Vidarekopplas ditt samtal, be den svarar att presentera sig med ”NN svarar
på XX:s telefon”
Telefonsvarare
Är jättebra, men i affärer kan det vara trevligare att få tala med någon
person istället.
Överväg om samtalet skall vidarekopplas. Har du en telefonsvarare, glöm inte
lyssna av
den. Och ringa tillbaka.
|
