Avböja
Ett avböjande svar till en inbjudan måste alltid motiveras. Utan motivering kan ett avböjande uppfattas som ett avslag.  Och ett avslag innebär
att att man inte vill umgås med den som bjuder in, eller av något annat skäl anser sig ointresserad av att träffa denna person. Ett avslag
innebär att man också lämnar  fältet fritt för antaganden, som att den inbjudne anser sig "för fin" eller inte tycker om sällskapet osv.

Flera nej
Samma antaganden uppkommer också om man upprepar sitt nej flera gånger i följd. Det går med andra ord inte att tacka nej för många gånger.

Man bör också endast anföra ett enda skäl, rada inte upp en mängd som sjukdom, bortrest och andra arrangemang.

 

Det kan också verka stötande om skälet är att man skall gå någon annanstans. "- jasså, det är bättre där?" I sådant fall skriver man bättre att dagen "oåterkalleligt uppbokats". Det blir mer formellt, men det håller tvivel borta.

Om  det sker bör inbjudaren avstå vidare invitationer för att inte besvära den som blir inbjuden.

 

Så skriv så här:
Ordföranden i Föreningen XX, Lars (och min/hans hustru Lena) Larsson har fått nöjet att inbjudas av Företaget YY, Karl Karlsson, till middag lördagen den 12 december 2003  kl. 19.00.
Han/Vi/Jag beklagar uppriktigt att han/vi/jag denna dag/kväll ser sig/oss/mig nödsaka (de) att avböja denna vänliga inbjudan, till följd av en redan planerad resa.

Eller ser sig/oss/mig nödsakad (de) och med beklagande avböja den vänliga inbjudan då samma dag/kväll oåterkalleligt redan disponerats.

Återbud
Är en extraordinär åtgärd som får tas till endast om man blir sjuk eller annat ytterst trängande falll. Om man redan antagit en inbjudan (notera att antaga betyder tacka ja) måste man helst skriftligen lämna återbud, givetvis med motivering.

Man får aldrig skjuta upp eller fördröja återbudet till sista stund, då ställer man till det värre för inbjudaren.

Inbjudarens återbud
Det är nästan enbart force majeure  som gäller då. Skicka det brevledes och ofördröjligen. Ett bra sätt att skriva är den enkla tekniken med "ordjakten"
Sedan.... det inträffat..... har jag......tyvärr tvingats..... då det...... inte gick o.s.v.